Dal vitto all’alloggio, passando per le spese sostenute per il viaggio e per i mezzi di trasporto, il lavoratore dipendente in genere può recuperare tutte queste spese sostenute. Si tratta delle cosiddette spese di trasferta che poi l’azienda rimborserà, nella maggioranza dei casi, direttamente in busta paga.
Vediamo allora di approfondire questo aspetto relativo alle spese aziendali e anche a cosa fare attenzione per evitare che il datore di lavoro, poi, non riconosca i costi sostenuti. Ovverosia, come si giustificano le spese di trasferta per ottenerle a rimborso in busta paga?
Ecco tutto quello che c’è da sapere al riguardo.
Quali sono i rimborsi spese aziendali per i lavoratori dipendenti e come si giustificano per ottenerli in busta paga
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Nel dettaglio, per giustificare le spese di trasferta per ottenerle a rimborso in busta paga è necessario conservare con cura tutte le cosiddette pezze d’appoggio. Ovverosia, ricevute, scontrini e fatture e qualsiasi altro documento che possa fungere da giustificativo di spesa.
In assenza di pezze d’appoggio, e quindi di spese documentate, il rimborso dei relativi importi, da parte del datore di lavoro a favore del dipendente, non sarà infatti ammissibile. Il che significa anche che, quando previsto ed è necessario, per ogni acquisto il dipendente dovrà farsi rilasciare la fattura intestata all’azienda.
Questa è quindi la risposta, dunque, a quali sono i rimborsi spese aziendali e come si giustificano. Nell’interesse dell’azienda, in questi casi il lavoratore dipendente anticipa delle spese che poi il datore di lavoro rimborserà con delle modalità che sono note a priori. In certi casi è noto a priori pure l’importo rimborsabile.
Questo anche considerando che, infatti, non c’è un solo tipo di rimborso spese aziendali. Per esempio, c’è il rimborso spese cosiddetto a piè di lista, che è noto anche come rimborso spese analitico. Ma c’è anche il rimborso misto e il rimborso forfettario. Con quest’ultimo che prevede il riconoscimento di una tariffa che è omnicomprensiva e che è nota a priori.
Come funziona invece per i professionisti e per i titolari di partita IVA
Se il dipendente prende il rimborso spese, recuperando i costi sostenuti direttamente in busta paga, tutto cambia invece per i rimborsi spese da riconoscere ai professionisti e, in generale, ai titolari di partita IVA. In tal caso, infatti, rispetto alla prestazione principale, il rimborso spese viene in genere riconosciuto al professionista come parte del suo compenso.
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