Le assemblee di società ai tempi del Covid-19: tra vantaggi e svantaggi come funzionano?
Nessuno avrebbe immaginato di arrivare a tanto! Alcuni nemmeno hanno mai sentito parlare di pandemia eppure oggi, tutti ne parlano e tutti cercano di adattarsi a questa realtà.
Anche le società quotate, nell’epoca delle misure di distanziamento sociale per il coronavirus si preparano ad affrontare la stagione delle assemblee di bilancio tra dirette streaming e voti per corrispondenza.
Le principali novità introdotte riguardano le tempistiche e le modalità di svolgimento delle assemblee per evitare il raggruppamento fisico dei soci.
Le assemblee di società ai tempi del Covid-19: come funzionano
Indice dei contenuti
Il Decreto Cura Italia n. 18 del 17.3.2020, all’art. 106 disciplina lo svolgimento delle assemblee societarie in costanza di distanziamento sociale per la pandemia da Covid-19.
Gli obbiettivi perseguiti sono essenzialmente due:
-tutelare la salute pubblica
-non rinviare all’infinito, l’atto essenziale della vita societaria ossia l’assemblea per l’approvazione del bilancio d’esercizio.
Le nuove misure si applicheranno alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020, cioè entro la data fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza in tutta Italia.
Quali novità
Per prima cosa è stata prevista una proroga per tutte le società fino a 180 gg (anziché 120) dalla chiusura dell’esercizio per la convocazione dell’assemblea ordinaria senza dover motivare il ricorso alla tempistica più ampia.
Le procedure assembleari cambieranno tra le società con ristretta base azionaria e le società di maggiori dimensioni.
Le assemblee di società ai tempi del Covid-19: società di grandi eminori dimensioni
Le società di minori dimensioni
Le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative e le mutue assicuratrici possono scegliere di effettuare le votazioni assembleari con diverse modalità.
Possono prevedere che il voto sia espresso con modalità elettroniche anche derogando a quanto stabilito nello statuto. La società è tenuta predisporre tutte le misure necessarie affinché tale procedura sia espletata. Le società a responsabilità limitata possono esprimere il voto anche con consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.
La partecipazione dei soci all’assemblea può essere garantita attraverso mezzi di teleconferenza, che però permettano la corretta identificazione dei partecipanti, garantiscano l’espressione del voto e la sua segretezza, quando necessario.
Le società di grandi dimensioni
Per le società con base azionaria diffusa, in cui i soci sono, a volte, investitori istituzionali, la procedura individuata per le società minori non è percorribile. E’ impossibile utilizzare gli stessi mezzi di telecomunicazione quando a partecipare dovrebbero essere migliaia di soci e mantenere gli standard di sicurezza e affidabilità necessari.
Allora, il legislatore per salvaguardare il diritto inalienabile alla salute e permettere, allo stesso tempo, lo svolgimento delle assemblee, è ricorso a sistemi già collaudati nel passato.
Per i seguenti soggetti giuridici:
a)le società con azioni quotate
b)le società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione
c)le società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante
d)le banche popolari
e)le banche di credito cooperativo
f)le società cooperative
g)le mutue assicuratrici
è stabilita la possibilità di “designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante designato previsto dall’articolo 135-undecies del decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, anche ove lo statuto disponga diversamente”.
Il Rappresentante Designato
Come visto, l’art. 106, commi da 4 a 6, del D.L. 17.3.2020, n. 18, consente alle società con base azionaria rilevante sopra individuate, di utilizzare la figura del “Rappresentante Designato”.
Il Rappresentante delegato è quella persona fisica o giuridica scelta dalla società a cui i soci possono attribuire la delega a rappresentarli in assemblea.
La delega è facoltativa, ma se la società ha stabilito di utilizzare tale figura in via esclusiva, è l’unico modo per partecipare all’assemblea da parte del socio.
Procedimento di nomina
Come anticipato la nomina del Rappresentante Designato non è obbligatoria.
La società può decidere di scegliere di utilizzare uno degli altri sistemi sopra individuati. Se però ci si avvale di tale figura, il CdA nel determinare l’ordine del giorno dell’assemblea, deve specificare nell’avviso di convocazione:
-l’identità del rappresentante designato
-l’ordine del giorno dell’assemblea
-le modalità di conferimento della delega;
-la scadenza entro cui la delega deve pervenire al rappresentante designato.
Requisiti del Rappresentante Designato
Il Rappresentante Designato può essere una persona fisica, in genere, un professionista di fiducia della società, oppure una persona giuridica. Spesso questo ruolo viene assunto da grossi studi associati di avvocati, o altri professionisti o società specializzate oppure da notai.
La norma non prescrive particolari requisiti che il soggetto scelto deve possedere. Né dal punto di vista dell’indipendenza rispetto alla società, né dal punto di vista professionale. Naturalmente deve garantire l’adeguata professionalità per gestire le deleghe.
Particolare attenzione va posta nel caso di designazione di una società a rappresentare i soci in assemblea. In questo caso, l’Organo Amministrativo della società designata individua la persona fisica che materialmente partecipa all’assemblea in forza di specifica procura.
Generalmente, è il legale rappresentante a svolgere il ruolo assegnato, ma potrebbe anche essere un componente del CDA o addirittura una persona non appartenente all’organico societario.
Il Rappresentante delegato non ha un limite stabilito di deleghe che può raccogliere. La delega conferita deve contenere le relative istruzioni di voto su tutti o su alcuni dei temi posti all’ordine del giorno.
Il Rappresentante delegato non è legittimato al voto sugli argomenti per i quali non ha ricevuto istruzioni di voto. Ciò in quanto la delega rilasciata dal socio è limitata all’esercizio del voto sugli argomenti individuati.
Il rappresentante riporta dunque una dichiarazione di voto del socio che l’ha designato e per la quale ha fornito le istruzioni.
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