Una scadenza di lavoro importante, l’appuntamento dal dentista, la lezione di danza della figlia, la riunione condominiale, il corso di zumba in palestra… Ed ancora, la lavatrice da caricare, la spesa da fare e le vacanze ancora da prenotare.
Sembra di impazzire… Ma la vita di tutti i giorni è ormai più o meno fatta così per tutti. Piena di impegni, appuntamenti e scadenze da ricordare e portare a termine. E in tutto ciò, non mancano gli imprevisti e le continue interruzioni causate dalle notifiche dei social, i messaggini, le mail…
Bisognerebbe essere multitasking. Ma correre sempre a questi ritmi è dannoso per la salute, sia fisica che mentale.
Fermiamoci un attimo, perché con una buona organizzazione si può gestire tutto. In pochi conoscono lo strumento, a costo zero, che permette di essere più produttivi facendo meno fatica possibile. Ne parliamo in questa guida.
To do list
Indice dei contenuti
Il primo passo per organizzarsi al meglio è redigere la cosiddetta To do List, un elenco di tutte le cose da fare.
Bisogna mettere in fila tutte le incombenze pianificandole con logica, in base alle varie scadenze e dando a ciascuna la giusta priorità.
Si possono fare più To do List: una giornaliera e una settimanale. In base all’urgenza sapremo dove andare inserire una cosa piuttosto che un’altra.
Ognuno ovviamente può organizzarsi anche graficamente come preferisce. C’è chi, ad esempio, preferisce il caro vecchio sistema cartaceo e chi un file di excel. Chi ancora utilizza colori diversi: il giallo per la famiglia, il blu per il lavoro, il rosa per le cose personali, e così via. Un’idea potrebbe essere quella di elencare i vari impegni in ordine cronologico (di orario per la To do List giornaliera o di giorno per la To do List settimanale) ed indicare con una lettera le priorità (A per le cose più urgenti, B per quelle meno impellenti).
Ogni volta che si conclude un compito, fare una bella spunta o tirarci sopra una riga. Niente di più gratificante! Questo semplice gesto ha infatti un valore “terapeutico”, ci fa sentire più sollevati e pronti ad affrontare il compito successivo con più serenità.
Prendersi le giuste pause
Dalle 8 della mattina alle 8 di sera non si può essere sempre al top delle nostre energie. È semplicemente fisiologico. Come fare allora per non perdere troppo tempo, facendo qualcosa di utile ma senza stancarsi troppo?
Se in pochi conoscono lo strumento, a costo zero, che permette di essere più produttivi facendo meno fatica possibile, ecco qualche altro piccolo consiglio per ottimizzare i tempi.
Tra un’attività e l’altra della To do List, prendersi una breve pausa. Basta un semplice caffè o un piccolo giro fuori (se se ne ha la possibilità l’ideale è uscire un attimo all’aria aperta). Chi lavora da casa, può approfittare per compiere piccole incombenze quotidiane non impegnative a livello mentale (caricare la lavatrice, stendere il bucato, apparecchiare la tavola…).
In alternativa si può rispondere ad un messaggio, approfittare per prenotare un appuntamento (dal medico o dal parrucchiere) o pulire la casella di posta elettronica dallo spam.
Qualunque cosa va bene, purché serva a staccare la spina e, tempo stesso, a fare qualcosa di utile per portarsi avanti!
