La parola netiquette è in realtà la somma di due altre parole. La prima è “net”, che sta per network o rete, e la seconda è “etiquette” che significa buone maniere, buona educazione.
Ora, il lettore più curioso si chiederà che cos’è e a cosa serve la netiquette nel mondo del lavoro? Procediamo con ordine.
Che cos’è la netiquette
La netiquette rappresenta, in atri termini, una codifica di regole di buon comportamento.
Esse valgono per coloro che utilizzano gli strumenti tipici della rete, come email, forum, reti sociali, chat, etc. In alcuni casi, sono regole che si traducono in applicazioni di prescrizioni normative.
Tutto questo avviene per la tutela del diritto alla privacy e al copyright. Altre volte, invece, non sono regole che scaturiscono da vere prescrizioni di legge.
Ad ogni modo, il loro mancato rispetto si traduce in una disapprovazione da parte del popolo della rete. Un classico esempio al riguardo è dato dal ban di estromissione del soggetto che ha contravvenuto alle regole da eventuali servizi o gruppi. Questo strumento può essere anticipato dal kick, che è una sorta di avvertimento.
Nuovo codice di comportamento per gestire il lavoro da remoto
Con l’imporsi dello smart working è davvero importante comprendere e mettere in pratica alcune regole. Come pure la condivisione di un codice di comportamento che garantisca il rispetto degli altri e la conservazione di buone relazioni lavorative.
Vediamo, allora, alcune di queste regole da seguire nell’uso di due strumenti molto praticati nel lavoro a distanza. Stiamo parlando delle email e delle videochiamate.
Le email
Importantissimo è l’oggetto della mail, non va mai dimenticato. Dovrà essere sintetico, conciso e chiaro, come se fosse un titolo. Utilizziamo categoricamente sempre l’indirizzo email ufficiale, mai, neanche per sbaglio, l’indirizzo personale.
Prestiamo attenzione, nel corpo dell’email, alla grammatica e alla sintassi, rileggendo sempre quanto digitato prima di inviare.
Utilizziamo, poi, un linguaggio formale, ma lineare, chiaro e cordiale, anche se dovessimo essere contrariati. Evitiamo il sottolineato, il maiuscolo, limitiamo il grassetto. Mai utilizzare le emoticon.
Utilizziamo un’interlinea tra un paragrafo e l’altro, per dare un ordine al testo e facilitarne la lettura. Evitiamo di dilungarci e, a fine testo, firmiamoci.
Per inoltrare un’email
Quando inoltriamo un’email, evitiamo di far comparire il mittente, a meno che egli non ne sia a conoscenza. Se bisogna inviarla a più destinatari che non si conoscono tra di loro, usiamo la casella Bcc o Ccn, invece della A o della Cc.
Ancora, rispondiamo sempre, o diamo una conferma di presa visione, ad un’email di lavoro. Nel rispondere, manteniamo l’argomento dell’email, senza cancellare lo storico, e mantenendo la struttura della discussione. Inviamo l’email di lavoro preferibilmente nell’orario di ufficio.
Che cos’è e a cosa serve la netiquette nel mondo del lavoro?
Per le videochiamate, assume un’importanza fondamentale il prepararsi prima con delle prove. Bisogna ottimizzare a priori la qualità del video e dell’audio.
Quando si riceve l’invito per una riunione, rispettiamo l’orario di inizio e non effettuiamo l’accesso in ritardo. Anzi, sarebbe preferibile, anche per sicurezza, anticipare giusto di pochi minuti prima dell’avvio della videoconferenza.
Saluti e introduzione sono a carico di chi conduce la videochiamata. Interveniamo solo quando è il nostro turno, salutando con cordialità e cercando di parlare in modo non troppo veloce, chiari e sintetici. Silenziare sempre il microfono quando siamo è in ascolto. Evitiamo categoricamente le sovrapposizioni di voci.
La condivisione dei documenti
Condividiamo sullo schermo solo la documentazione necessaria ad un’eventuale presentazione o conoscenza di progetti. Al riguardo, consideriamo il fatto che quando si prende la parola il feedback non è lo stesso che si ha quando si è in presenza.
Alcune volte, è molto ridimensionato, altre volte, invece, può giungere con un pò di ritardo. Altre volte, infine, può essere inesistente, nel senso che non è facilmente percepibile. Bisogna, perciò, abituarsi ad una nuova modalità di comunicazione che implica il dover sviluppare nuove forme di sensibilità e di percezione.
Ecco, dunque, spiegato che cos’è e a cosa serve la netiquette nel mondo del lavoro. Se, invece, intendete scoprire come incentivare e rendere felici i vostri dipendenti, vi invitiamo alla lettura del presente articolo.
